19.08.2024
Получив награду Комитета общественных коммуникаций ЛО за публичный годовой отчёт фонда, хочу рассказать о том, как такой отчёт готовлю — возможно, для кого-то из коллег эта информация окажется полезной.
Зачем вообще вкладывать силы в создание публичного годового отчёта? Ведь есть стандартизованная отчётность в МинЮст?
Годовой отчёт — это визуализация результата работы организации, которой доверяет множество людей. Отчёт собирается и структурируется с заботой о читателе! Годовой отчёт — не самолюбование, как могут думать далёкие от благотворительной деятельности люди. Это ОБЯЗАННОСТЬ любой общественной организации, принимающей пожертвования. Но обязанность эта не должна становиться гнетущей обязаловкой! Годовой отчёт открывают самые разные люди — и ищут в нём по большому счёту одно: ценности, в которых вы с ними совпадаете.
В КАКОЙ ПРОГРАММЕ РАБОТАТЬ?
Верстаю отчёт в Power Point — встроенной в windows программе для подготовки презентаций. Там есть множество предустановленных стилей, а готовый продукт можно сохранить как в формате PDF — для публикации на сайте или в соц.сетях, так и в виде отдельных слайдов в формате jpeg — для вывода на экран телевизора с флешки.
Если щелкнуть в Power Point на превью слайда (обычно слева) и выбрать в выпадающем меню «копировать», то потом, нажав по правому щелчку мышки «вставить» в окошке, где набираешь текст записи или сообщения ВК, слайд автоматом прикрепится в виде картинки! Это бывает очень полезно.
ПРИНЦИПЫ СБОРА ИНФОРМАЦИИ
В течение года готовлю ежемесячные отчеты о работе фонда с основными цифрами за месяц, со списком публикаций, заметок, упоминаний в СМИ — собрать эту информацию за месяц куда проще, чем за год. Без этой работы создание хорошего годового отчета невозможно!
КАК СОБРАТЬ И ОБРАБОТАТЬ ЦИФРЫ?
Бухгалтерскую информацию тоже нужно начинать собирать с января и заниматься этим весь год. Удобно делать это в Excel: фиксировать все расходы с разбивкой по направлениям работы, неучтённых расходов к концу года остаться не должно. Отдельно ведётся учёт по административным расходам. Я веду раздельный учёт в экселе, в книге учета фактов хозяйственной деятельности (форма книги утверждена приказом Минфина РФ № 64н от 21.12.1998). Есть бесплатный обучающий курс на эту тему от «Третьего сектора».
СТРУКТУРА ОТЧЁТА
Структура отчёта почти неизменна из года в год — это помогает прослеживать изменения, тренды в работе:
— приветственное слово руководителя (а поймать его и заставить это слово сказать — это особое искусство!)
— миссия и ценности фонда (они должны быть у КАЖДОЙ организации),
— направления работы — краткое описание,
— команда — обязательно с фото!
— работа с волонтёрами — основные принципы,
— итоги работы по каждому из проектов в цифрах, фотографиях. Важно не переусердствовать с объёмом информации. Обязательно должна быть информация: что мы делаем? зачем мы это делаем? как всё устроено?
— собственно финансовый отчёт: на что и сколько, отдельно всегда детализация по административным расходам,
— мероприятия, в которых мы принимали участие в прошедшем году,
— наши благодарности,
— благодарности нам,
— раньше еще был раздел «СМИ о нас», но его из отчёта убрала — планирую разместить на сайте в отдельном разделе, т.к. очень объёмный. Если организация начинающая, можно его оставить в структуре годового отчёта,
— контакты конечно же.
В отчёте за 2022 год ещё публиковала список всех наших волонтёрских заметок литературного характера за год с небольшими аннотациями и ссылками. Так как все мы работаем с людьми, бывают очень интересные тексты! Но объём отчёта из-за этого сильно вырос и в 2023 году не стала включать все заметки, только избранные, в виде «вклеек».
ГДЕ ГОТОВИТЬ ГРАФИКИ?
Визуализацию цифр, аналитику, всевозможные графики и даже диаграммы санкей (Sunkey — крутая штука для визуализации!) делаю в браузере, в онлайн-сервисе infogram.com — этому когда-то научилась в бесплатном курсе по визуализации данных от Нетологии (к сожалению, сейчас курс недоступен).
ГЛАВНЫЙ СЕКРЕТ
Конечно же невозможно сделать годовой отчёт, не участвуя постоянно в деятельности организации, не зная, чем дышит каждый проект. Это важно. Я не думаю, что возможно отдать создание этого документа внешнему специалисту.
Публичный годовой отчёт НКО — это ваше лицо, документ, к которому будут обращаться самые разные люди: жертвователи (действующие и потенциальные), чиновники, коллеги, грантодающие организации и пр. Это демонстрация вашего профессионализма и открытости! А ещё — мощный PR-инструмент, средство привлечения партнёров и ресурсов. Если информация была полезна — ставьте лайк публикации и делитесь с коллегами!
Оля Гусева
Все наши отчёты на сайте: https://blagodari.org/отчёты/
#отчет@bfblagodari
